Job Opening

Posting Title: Assistant à l’administration, G6
Job Code Title: ADMINISTRATIVE ASSISTANT
Department/ Office: United Nations Office at Geneva
Duty Station: GENEVA
Posting Period: 12 October 2020-10 November 2020
Job Opening number: 20-ADM-UNOG-142871-R-GENEVA (X)
Staffing Exercise ID: N/A

United Nations Core Values: Integrity, Professionalism, Respect for Diversity


Org. Setting and Reporting

Ce poste est à pourvoir au sein de l’Association des Mutuelles des Fonctionnaires Internationaux (AMFI), pour les entités La Mutuelle et le GPAFI. Le titulaire du poste est sous la supervision du Secrétaire exécutif.

Responsibilities

Sous la supervision du Secrétaire exécutif de AMFI, le titulaire du poste aura les tâches suivantes:

Assurance :
– Traiter les processus mensuels de récupération et de génération des mensualités des primes d’assurance avec les organisations affiliées et les banques.
– Contrôler la concordance des données avec les contrats d’assurance, vérifier les changements de type d’assurance, de catégorie d’âge, de congés, départs à la retraite, transferts, séparations, suppressions de couverture, de démissions, d’absence de paiement.
– Traiter la réception des primes d’assurance, contrôler la concordance entre les montants demandés et ceux reçus.
– Saisir dans le système informatique le versement des mensualités reçues, procéder aux ajustements nécessaires en fonction des différences par rapport aux montants demandés. Réconcilier les écritures, trouver les différences et traiter les opérations comptables.
– Envoyer les rappels aux membres et faire le suivi, y compris en cas d’exclusion.
– Coordonner tout le processus d’affiliation et de récupération des primes directement avec les assureurs.
– Réconcilier les factures détaillées soumises par les assureurs et tenir à jour une base de données des changements de plan, du niveau de couverture, des résiliations et des inscriptions initiées.
– Faire la liaison avec les organisations affiliées et les banques et traiter toutes les demandes relatives (changement processus, nouvelle affiliation d’organisation,).
– Tenir à jour la base de données informatique et faire le lien avec les informaticiens si nécessaire.
– Répondre aux demandes des membres, des organisations (Payroll, Ressources Humaines ) et de tiers.
– Tenir à jour les procédures et s’assurer du respect des statuts et du règlement intérieur.
– Générer des statistiques.
– Participer au développement informatique.
– Participer au développement marketing (présentation aux fonctionnaires et membres, création de support marketing).
– Traiter les impayés avec le Secrétaire exécutif.

Prêts :
– Vérifier les données des demandes de prêt soumises par les membres soit avec le Service du personnel et/ou le Service des finances de l’Organisation concernée, soit avec les dossiers.
– Vérifier les données fournies concernant l’endettement existant.
– Calculer, en fonction des règles établies et en considération de la catégorie de prêt demandé (ordinaire ou logement) et des particularités de l’Organisation concernée, le montant du prêt possible.
– Vérifier la validité et la pertinence des documents fournis à l’appui des demandes de prêt au logement.
– Contacter les demandeurs de prêts pour renseignements, éclaircissements, documents à fournir, décision quant à l’octroi des prêts.
– Effectuer le suivi et la vérification des preuves finales fournies par les membres à posteriori de l’octroi de prêts au logement. Contacter les membres en cas de non-présentation et prélever les pénalités.
– Traiter les impayés avec le Fonctionnaire aux prêts.
– Etablir la liste mensuelle de retenues sur les salaires par organisation affiliée pour le remboursement des prêts ainsi que l’épargne.
– Contrôler la concordance avec les contrats de prêts signés par les membres, vérifier les changements de mensualités qui résultent d’un changement de taux d’intérêt, d’une modification de la durée ou du montant des mensualités, de départs à la retraite anticipée, de remboursements anticipés partiels ou totaux, des démissions, des prêts sans paiement.
– Effectuer les opérations de dépôts et de retraits des comptes des membres puis passer les opérations comptables relatives.
– Contrôler la concordance entre les montants demandés aux organisations affiliées et les montants reçus avec le Service des paies et/ou le Service du Personnel.
– Saisir dans le système informatique le versement des mensualités reçues par les organisations affiliées, procéder aux ajustements nécessaires en fonction des différences par rapport aux montants demandés.
– Préparer et envoyer des lettres, les contrats, les demandes d’admissions aux membres et aux organisations, classer les documents dans les dossiers et enregistres les données.

Administration :
– Assister le Secrétaire exécutif dans ses tâches administratives telles que la soumission de documents sous gDoc, le recrutement de personnel, le traitement de dossiers, la préparation de présentations Powerpoint, la création de brochure marketing, l’appel d’offres, les procès-verbaux de réunions, la mise à jour de procédures, l’envoi de documents, le changement du système informatique .

Correspondance du bureau :
– Préparation et envoi de lettres, de contrats, de demandes d’admissions, d’affiliation, aux membres, aux Organisations, aux assurances.

Autres :
– Répondre aux téléphones et courriels, générer les codes d’accès sécurisé, tenir à jour des documents adressés aux membres (brochures, circulaires, ), classement dans les dossiers des membres et autres tâches administratives.

Competencies

Professionnalisme :
De très bonnes connaissances dans le domaine des assurances suisses et internationales, des prêts, des outils informatique MS Office et Powerpoint; être très à l’aise avec les chiffres et réconciliations comptables; posséder une bonne compréhension des règles et procédures de l’AMFI, de l’Office des Nations Unies ou d’une organisation internationale du système des Nations Unies; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; tirer fierté de son travail et de ses réalisations; être consciencieux et efficace dans le respect de ses engagements, respecter les délais et atteindre les résultats souhaités; être motivé par des préoccupations professionnels plutôt que personnelles; faire preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; rester calme dans des situations stressantes; s’engager à mettre en oeuvre l’objectif de l’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes à toutes les activités.

Aptitude à la communication :
S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit. Ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient. Poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue. Adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse. Partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant.

Esprit d’équipe :
Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation. Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui. Faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel. Accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre. Partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs. Aptitude à travailler en perpétuelle, étroite et constante interaction avec notamment,10 autres collègues dans un même bureau en faisant preuve de sensibilité et de respect. Aptitude à établir et entretenir des relations de travail efficace avec le personnel des autres départements / organisations du système des Nations Unies.

Education

Diplôme d’études secondaires accomplies ou équivalent. Apprentissage dans le domaine bancaire ou niveau maturité est souhaité. Orientation financière souhaitée.

Work Experience

Au minimum 7 années (84 mois) d’expérience dans le domaine financier sont requises.
Au minimum 3 années (36 mois) d’expérience dans le domaine financier au sein d’une organisation internationale du système des Nations Unies sont requises.
Une expérience probante dans le traitement des demandes de prêt à la clientèle est désirable.
Une expérience probante dans le domaine du payroll et des réconciliations bancaires est désirable.

Languages

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise du français et de l’anglais est requise.

Assessment

Les candidats qualifiés pourront être invités à participer à une évaluation des aptitudes et à un entretien axé sur les compétences.

Special Notice

Le poste est financé sur une base annuelle par La Mutuelle et le GPAFI, entités de l’AMFI. Le service est limité à l’AMFI.

Le recrutement pour ce poste est soumis à la règle 4.4 du Règlement du personnel de l’Organisation des Nations Unies. Tous les agents des services généraux et catégories apparentées sont recrutés dans le pays où se situe le bureau de leur affectation ou dans les localités proches, quelle que soit leur nationalité et compte non tenu du temps qu’ils ont passé dans ledit pays avant leur recrutement. Le fonctionnaire nommé à un poste visé par la présente disposition n’a pas droit aux indemnités et prestations réservées exclusivement au recrutement international.

La réussite au test d’aptitude aux fonctions d’appui administratif (ASAT) au Siège, ECA,ESCWA, UNOG, UNOV, ICTR ou à l’examen global des services généraux (GGST) constitue une condition préalable pour que votre candidature soit réputée recevable dans le cadre d’une procédure de recrutement pour un emploi relevant de la catégorie des services généraux auprès du Secrétariat des Nations Unies.

Pour l’Organisation des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité, tout en tenant compte de la diversité géographique. Toutes les décisions de recrutement sont prises sur la base des qualifications des candidates et candidats et des besoins de l’Organisation. L’Organisation des Nations Unies s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif et à instaurer un climat de respect mutuel. Elle recrute et emploie les membres de son personnel quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur race, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être prévus pour faciliter la participation des candidates ou candidats handicapé(e)s aux procédures de recrutement lorsque cela est indiqué et demandé dans le dossier de candidature.

United Nations Considerations

According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Candidates will not be considered for employment with the United Nations if they have committed violations of international human rights law, violations of international humanitarian law, sexual exploitation, sexual abuse, or sexual harassment, or if there are reasonable grounds to believe that they have been involved in the commission of any of these acts. The term “sexual exploitation” means any actual or attempted abuse of a position of vulnerability, differential power, or trust, for sexual purposes, including, but not limited to, profiting monetarily, socially or politically from the sexual exploitation of another. The term “sexual abuse” means the actual or threatened physical intrusion of a sexual nature, whether by force or under unequal or coercive conditions. The term “sexual harassment” means any unwelcome conduct of a sexual nature that might reasonably be expected or be perceived to cause offence or humiliation, when such conduct interferes with work, is made a condition of employment or creates an intimidating, hostile or offensive work environment, and when the gravity of the conduct warrants the termination of the perpetrator’s working relationship. Candidates who have committed crimes other than minor traffic offences may not be considered for employment.

Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible. The United Nations places no restrictions on the eligibility of men and women to participate in any capacity and under conditions of equality in its principal and subsidiary organs. The United Nations Secretariat is a non-smoking environment.

The paramount consideration in the appointment, transfer, or promotion of staff shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. By accepting an offer of appointment, United Nations staff members are subject to the authority of the Secretary-General and assignment by him or her to any activities or offices of the United Nations in accordance with staff regulation 1.2 (c). In this context, all internationally recruited staff members shall be required to move periodically to discharge new functions within or across duty stations under conditions established by the Secretary-General.

Applicants are urged to follow carefully all instructions available in the online recruitment platform, inspira. For more detailed guidance, applicants may refer to the Manual for the Applicant, which can be accessed by clicking on “Manuals” hyper-link on the upper right side of the inspira account-holder homepage.

The evaluation of applicants will be conducted on the basis of the information submitted in the application according to the evaluation criteria of the job opening and the applicable internal legislations of the United Nations including the Charter of the United Nations, resolutions of the General Assembly, the Staff Regulations and Rules, administrative issuances and guidelines. Applicants must provide complete and accurate information pertaining to their personal profile and qualifications according to the instructions provided in inspira to be considered for the current job opening. No amendment, addition, deletion, revision or modification shall be made to applications that have been submitted. Candidates under serious consideration for selection will be subject to reference checks to verify the information provided in the application.

Job openings advertised on the Careers Portal will be removed at 11:59 p.m. (New York time) on the deadline date.


No Fee

THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.

Above texts are copied from United Nations Official Web Page (careers.un.org) 
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