Job Opening

Posting Title:Assistant spécial du coordonnateur résident, G6
Job Code Title:ADMINISTRATIVE ASSISTANT
Department/Office:Resident Coordinator System
Duty Station:PORT-AU-PRINCE
Posting Period:28 October 2020 – 10 November 2020
Job Opening Number:20-Administration-RCS-143971-R-Port-au-Prince (X)
Staffing ExerciseN/A
United Nations Core Values: Integrity, Professionalism, Respect for Diversity

 

Org. Setting and Reporting

Cette position est située au Bureau du Coordonnateur résident (RCO) . L’assistant administratif, à ce niveau, fait rapport à la Cheffe du RCO. En étroite collaboration avec l’assistante administrative du DSRSG/RC/HC, outre l’appui administratif général qu’il fournit au personnel du bureau, l’assistant administratif est responsable de la gestion efficace et efficiente de toutes les questions administratives liées au bureau comprenant la gestion des ressources humaines, du budget et des finances.

Responsibilities

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

•Initier, examiner, traiter et suivre les actions liées à l’administration des activités des ressources humaines du RCO, par exemple le recrutement de personnel et des consultants, le placement, la promotion, la réinstallation, l’évaluation de la performance, les examens du classement des emplois, la cessation de service des membres du personnel, la formation, etc., tout en assurant la cohérence dans l’application des règles et procédures des Nations Unies.
•Répondre aux demandes de renseignements et fournir des informations et des conseils au personnel concernant leurs prestations, les procédures administratives, les processus et pratiques, les conditions relatives au service, aux devoirs et aux responsabilités, ainsi que les prestations prévues dans le Statut et règlement du personnel.
•Superviser la tenue des dossiers d’avis de vacance de postes et assurer le suivi de leur statut.
•Tenir à jour le plan de congés du RCO.
Appuyer les questions de protocole, enregistrement du personnel, coordination avec les autorités locales, sur l’espace et autres questions administratives.
BUDGET ET FINANCES :

•Aider à la préparation et à l’examen des propositions ou des besoins relatifs aux ressources humaines et financières.
•Consolider le budget ou le programme de travail pour ce qui concerne le budget du Siège, les fonds des programmes conjoints, etc..
•Contrôler les dépenses et les comparer au budget approuvé ; préparer les ajustements nécessaires.
•Assister le superviseur, si nécessaire, dans la définition des ressources requises pour les soumissions budgétaires.
•Aider à la préparation des conclusions sur l’exécution du budget et à la finalisation des rapports sur le l’exécution du budget.
•Analyser les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles
•Se coordonner avec les autres membres des finances et du budget pour toutes les questions y relatives lors de la préparation des rapports budgétaires.


ADMINISTRATION GÉNÉRALE :

•Rédiger une correspondance de routine pour répondre aux demandes concernant les questions relatives au personnel, à l’administration ou à l’audit.
•.
•Coordonner les voyages, la gestion des événements, la gestion de l’espace, l’achat de fournitures, les services de transport, les expéditions et le dédouanement.
•Faire les demandes de services opérationnels et faire le suivi adéquat pour que les services demandés soient réalisés à temps.
•Fournit un soutien administratif et logistique à l’organisation d’ateliers, de retraites, de conférences, de réunions de haut niveau des Nations Unies (préparation de budgets, installations de conférence, correspondance / invitations, préparation de documents et de notes logistiques, organisation de voyages, informatique / équipement, liaison avec les prestataires de services, etc.) ;
•Assurer un calendrier de bureau à jour des missions / événements / activités inter institutions et agences des Nations unies pour une coordination et une planification adéquate du plan de travail du CR / RCO.
•Exécuter d’autres tâches administratives connexes, si besoin (par exemple les programmes de voyages opérationnels, le suivi des comptes et du paiement aux fournisseurs et aux contractants, la planification de l’espace physique, l’identification des besoins en technologies de bureau et l’entretien des équipements, logiciels et systèmes, traductions).

ADMINISTRATION DES CONTRATS :

•Assurer la gestion quotidienne des contrats entre le RCO et les contractants externes pour les services sous-traités.
•Vérifier les factures des contractants selon les produits et services fournis par le contractant selon les besoins.
•Traiter le paiement des factures des contractants et contrôler les paiements.
•Préparer et traiter tous les formulaires et autorisations pour les activités et services contractuels, notamment les cartes d’identité des Nations Unies, les cartes d’accès aux bâtiments, les permis de stationnement des Nations Unies, les cartes d’accès magnétique et les clés des portes.
•S’acquitter d’autres tâches si besoin

Competencies

• Professionalism: Tirer fierté de son travail et de ses réalisations; Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés; Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels; Persévérer face aux obstacles et aux difficultés; Garder son calme dans les situations de crise.

• Aptitude à la Communication: S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit; Ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient; Poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue; Adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse; Partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir
chacun au courant.

• Aptitude à planifier et à organiser: Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues; Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires; modifier les priorités en fonction des besoins; Prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien; Tenir compte des risques et des imprévus dans la planification; Suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu; Tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

.

Education

Un diplôme d’études secondaires ou équivalent est requis.

Work Experience

Au moins sept (07) années d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les domaines des services administratifs, des finances, de la comptabilité, de l’audit, des ressources humaines ou dans un domaine connexe est requis.
La connaissance de Microsoft Office est souhaitable.

Languages

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. La maîtrise du français (oral et écrit) et la connaissance de l’anglais sont requises.

Assessment

L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.

Special Notice

Le Secrétariat des Nations Unies s’est engagé à atteindre un équilibre entre les sexes à 50/50 au sein de son personnel, conformément à la stratégie de parité des sexes du Secrétaire général. Les candidates sont vivement encouragées à postuler pour ce poste.

À l’Organisation des Nations Unies, la considération primordiale dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité de garantir les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité, en tenant dûment compte de la diversité géographique. Toutes les décisions d’emploi sont prises sur la base des qualifications et des besoins organisationnels. Les Nations Unies sont déterminées à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. L’ONU recrute et emploie du personnel indépendamment de l’identité de genre, de l’orientation sexuelle, de la race, des origines religieuses, culturelles et ethniques ou des handicaps. Des aménagements raisonnables pour les candidats handicapés peuvent être fournis pour soutenir la participation au processus de recrutement lorsque cela est demandé et indiqué dans la candidature.

 

United Nations Considerations

According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Candidates will not be considered for employment with the United Nations if they have committed violations of international human rights law, violations of international humanitarian law, sexual exploitation, sexual abuse, or sexual harassment, or if there are reasonable grounds to believe that they have been involved in the commission of any of these acts. The term “sexual exploitation” means any actual or attempted abuse of a position of vulnerability, differential power, or trust, for sexual purposes, including, but not limited to, profiting monetarily, socially or politically from the sexual exploitation of another. The term “sexual abuse” means the actual or threatened physical intrusion of a sexual nature, whether by force or under unequal or coercive conditions. The term “sexual harassment” means any unwelcome conduct of a sexual nature that might reasonably be expected or be perceived to cause offence or humiliation, when such conduct interferes with work, is made a condition of employment or creates an intimidating, hostile or offensive work environment, and when the gravity of the conduct warrants the termination of the perpetrator’s working relationship. Candidates who have committed crimes other than minor traffic offences may not be considered for employment.

Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible. The United Nations places no restrictions on the eligibility of men and women to participate in any capacity and under conditions of equality in its principal and subsidiary organs. The United Nations Secretariat is a non-smoking environment.

The paramount consideration in the appointment, transfer, or promotion of staff shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. By accepting an offer of appointment, United Nations staff members are subject to the authority of the Secretary-General and assignment by him or her to any activities or offices of the United Nations in accordance with staff regulation 1.2 (c). In this context, all internationally recruited staff members shall be required to move periodically to discharge new functions within or across duty stations under conditions established by the Secretary-General.

Applicants are urged to follow carefully all instructions available in the online recruitment platform, inspira. For more detailed guidance, applicants may refer to the Manual for the Applicant, which can be accessed by clicking on “Manuals” hyper-link on the upper right side of the inspira account-holder homepage.

The evaluation of applicants will be conducted on the basis of the information submitted in the application according to the evaluation criteria of the job opening and the applicable internal legislations of the United Nations including the Charter of the United Nations, resolutions of the General Assembly, the Staff Regulations and Rules, administrative issuances and guidelines. Applicants must provide complete and accurate information pertaining to their personal profile and qualifications according to the instructions provided in inspira to be considered for the current job opening. No amendment, addition, deletion, revision or modification shall be made to applications that have been submitted. Candidates under serious consideration for selection will be subject to reference checks to verify the information provided in the application.

Job openings advertised on the Careers Portal will be removed at 11:59 p.m. (New York time) on the deadline date.

No Fee

THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.

Above texts are copied from United Nations Official Web Page (careers.un.org) 
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