Posting Title:Assistant à l’administration, G5
Job Code Title:ADMINISTRATIVE ASSISTANT
Department/Office:United Nations Office at Geneva
Duty Station:GENEVA
Posting Period:31 January 2020 – 29 February 2020
Job Opening Number:20-Administration-UNOG-131017-R-Geneva (X)
Staffing ExerciseN/A
United Nations Core Values: Integrity, Professionalism, Respect for Diversity

Org. Setting and Reporting

Ce poste est situé au sein de l’Association des Mutuelles des Fonctionnaires Internationaux (AMFI) à Genève, principalement pour l’entité La Mutuelle mais également pour l’entité le Groupement de Prévoyance et d’Assurance des Fonctionnaires Internationaux (GPAFI). Le titulaire est sous la supervision du Chief Finance Officer.

Responsibilities

Etude des demandes de prêts :
– Vérifier les données des demandes de prêt soumises par les membres de l’AMFI/Mutuelle soit avec le Service du personnel et/ou le Service des finances de l’Organisation concernée, soit avec les dossiers de l’AMFI/Mutuelle.
– Vérifier les données fournies concernant l’endettement existant. Calculer, en fonction des règles établies et en considération de la catégorie de prêt demandé (ordinaire ou logement) et des particularités de l’Organisation concernée, le montant du prêt possible. Vérifier la validité et la pertinence des documents fournis à l’appui des demandes de prêt au logement.
-Contacter les demandeurs de prêts pour renseignements, éclaircissements, documents à fournir, décision quant à l’octroi des prêts.
– Effectuer le suivi et la vérification des preuves finales fournies par les membres à posteriori de l’octroi de prêts au logement. Contacter les membres en cas de non présentation et prélever les pénalités.

Tâches administratives AMFI :
– Assister le Secrétaire dans ses tâches administratives telles que la soumission de documents sous GDOC, le recrutement de personnel, le traitement de dossiers, la préparation de présentations Powerpoint, la création de brochure marketing, l’appel d’offres, les procès-verbaux de réunions, la mise à jour de procédures, l’envoi de documents, ….

Récupération des mensualités et primes AMFI :
– Traiter les processus mensuels de récupération et de génération des mensualités de prêt, primes d’assurance, épargne avec les organisations affiliées ou via les banques.
– Contrôler la concordance des données avec les contrats de prêts, d’assurance, vérifier les changements de mensualités qui résultent d’un changement de taux d’intérêt, d’une modification de la durée ou du montant des mensualités, de type d’assurance, de catégorie d’âge, de congés, départs à la retraite, transferts, séparations, suppressions de couverture, de remboursements anticipés partiels ou totaux, de démissions, d’absence de paiement.
– Contrôler la concordance entre les montants demandes aux organisations affiliées, aux banques et les montants reçus avec le Service des paies et/ou le Service du Personnel, les membres.
– Saisir dans le système informatique le versement des mensualités reçues, procéder aux ajustements nécessaires en fonction des différences par rapport aux montants demandés. Réconcilier les écritures, trouver les différences et traiter les opérations comptables.
– Traiter les impayés avec le Fonctionnaire aux prêts (Mutuelle) et le Secrétaire exécutif (GPAFI) et les membres.

Secrétariat AMFI :
Correspondance du bureau :
Préparation et envoi de lettres, de contrats, de demandes d’admissions, d’affiliation, aux membres, aux Organisations, aux assurances.
Classement :
Classement et apurement de dossiers, de documents dans les dossiers.
Autres :
Répondre aux téléphones et courriels, générer les codes d’accès sécurisé, tenue à jour des documents adressés aux membres (brochures, circulaires, …) et autres tâches administratives.

Competencies

Professionnalisme : • Bonne connaissance des règles et procédures de l’AMFI • Bonnes connaissances de MS Office (Word, Excel, Powerpoint).• Tire fierté de son travail et de ses réalisations,• Fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet,• Apporte à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés,• Agit pour des motifs professionnels plutôt que personnels,• Persévère face aux obstacles et aux difficultés,• Garde son calme dans les situations de crise,• S’attache à atteindre l’objectif de l’égalité des sexes en assurant la pleine participation des hommes et des femmes, sur un pied d’égalité, à toutes les activités.

Esprit d’équipe : • Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation, • Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui, • Faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel, • Accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre, • Partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Aptitude à la communication : • S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit, • Ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient, • Poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue, • Adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse, • Partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant.

Education

Diplôme d’études secondaires accomplies ou équivalent.

Work Experience

Au minimum cinq (5) ans d’expérience professionnelle administrative sont requis.
Sur ces 5 ans d’expérience, trois (3) ans au sein du Système des Nations Unies sont souhaitables.
Au minimum un (1) an d’expérience professionnelle dans le domaine financier est requis.
Une expérience professionnelle dans le domaine du traitement des prêts est souhaitable.
Une expérience avec la clientèle est souhaitable.

Languages

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise (écrite et orale) de l’anglais et du français est requise.

Assessment

L’évaluation des candidats peut inclure des tests écrits ainsi qu’un entretien basé sur les compétences.

Special Notice

La nomination à ce poste est limitée aux services de l’Association des Mutuelles des Fonctionnaires Internationaux (AMFI) à Genève.

Le recrutement pour ce poste est soumis à la règle 4.4 du Règlement du personnel de l’Organisation des Nations Unies. Tous les agents des services généraux et catégories apparentées sont recrutés dans le pays où se situe le bureau de leur affectation ou dans les localités proches, quelle que soit leur nationalité et compte non tenu du temps qu’ils ont passé dans ledit pays avant leur recrutement. Le fonctionnaire nommé à un poste visé par la présente disposition n’a pas droit aux indemnités et prestations réservées exclusivement au recrutement international.

La réussite au test d’aptitude aux fonctions d’appui administratif (ASAT) au Siège, ECA, ESCWA, UNOG, UNOV, ICTR ou à l’examen global des services généraux (GGST) constitue une condition préalable pour que votre candidature soit réputée recevable dans le cadre d’une procédure de recrutement pour un emploi relevant de la catégorie des services généraux auprès du Secrétariat des Nations Unies.

Les fonctionnaires sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui décide de leur affectation. Au fil de leur carrière, ils sont censés changer de fonctions périodiquement, conformément aux règles et procédures en vigueur.

United Nations Considerations

According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Candidates will not be considered for employment with the United Nations if they have committed violations of international human rights law, violations of international humanitarian law, sexual exploitation, sexual abuse, or sexual harassment, or if there are reasonable grounds to believe that they have been involved in the commission of any of these acts. The term “sexual exploitation” means any actual or attempted abuse of a position of vulnerability, differential power, or trust, for sexual purposes, including, but not limited to, profiting monetarily, socially or politically from the sexual exploitation of another. The term “sexual abuse” means the actual or threatened physical intrusion of a sexual nature, whether by force or under unequal or coercive conditions. The term “sexual harassment” means any unwelcome conduct of a sexual nature that might reasonably be expected or be perceived to cause offence or humiliation, when such conduct interferes with work, is made a condition of employment or creates an intimidating, hostile or offensive work environment, and when the gravity of the conduct warrants the termination of the perpetrator’s working relationship. Candidates who have committed crimes other than minor traffic offences may not be considered for employment.

Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible. The United Nations places no restrictions on the eligibility of men and women to participate in any capacity and under conditions of equality in its principal and subsidiary organs. The United Nations Secretariat is a non-smoking environment.

Applicants are urged to follow carefully all instructions available in the online recruitment platform, inspira. For more detailed guidance, applicants may refer to the Manual for the Applicant, which can be accessed by clicking on “Manuals” hyper-link on the upper right side of the inspira account-holder homepage.

The evaluation of applicants will be conducted on the basis of the information submitted in the application according to the evaluation criteria of the job opening and the applicable internal legislations of the United Nations including the Charter of the United Nations, resolutions of the General Assembly, the Staff Regulations and Rules, administrative issuances and guidelines. Applicants must provide complete and accurate information pertaining to their personal profile and qualifications according to the instructions provided in inspira to be considered for the current job opening. No amendment, addition, deletion, revision or modification shall be made to applications that have been submitted. Candidates under serious consideration for selection will be subject to reference checks to verify the information provided in the application.

Job openings advertised on the Careers Portal will be removed at 11:59 p.m. (New York time) on the deadline date.


No Fee

THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.

Above texts are copied from United Nations Official Web Page (careers.un.org) 
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